Primeiros Passos

Boas vindas ao NEXT Finance!

Criamos este guia para te apresentar e orientar quanto às principais funcionalidades do NEXT Finance. 

Após informar seus dados de acesso em https://finance.net.br/Login e selecionar uma carteira, você terá acesso às funcionalidades do sistema.

O NEXT Finance permite que você assine mais de uma carteira, isto é, você pode ter: uma carteira para controlar suas finanças pessoais, outra para a gestão financeira da sua empresa e uma terceira para o controle financeiro de um familiar

Conheça a Tela inicial

Na tela Início você terá um panorama das suas finanças, por dia ou mês, apresentando os seus saldos em contas, entradas e saídas no dia ou no mês, investimentos e dívidas, fluxo de caixa para as próximas três semanas e um gráfico com distribuição de receitas e despesas por Plano de Contas.

À esquerda da tela, você encontrará o menu, que dá acesso a todas as funcionalidades do NEXT Finance.

Este guia apresenta 5 passos básicos essenciais para que você possa operar o sistema com facilidade e eficiência!

Para aumentar sua produtividade, disponibilizamos opções de treinamentos básicos e avançados, personalizáveis, que foram criados para acelerar seu aprendizado e otimizar a utilização da solução.

Caso queira otimizar a operação do software e aproveitar ao máximo todas as facilidades que ele oferece, consulte-nos para mais informações.

Cadastre Suas Contas

Em um sistema de gestão financeira, todas as transações de entrada e saída de recursos são registradas nas suas contas. Por isso, é fundamental cadastrar todos os tipos de conta para garantir uma gestão eficiente do seu dinheiro.

Para cadastrar suas contas, clique no menu Contas e, em seguida, selecione Contas Correntes. Na tela apresentada, você verá uma lista de todas as suas contas.

INFORMAÇÃO: Toda carteira no NEXT Finance já possui uma conta caixa criada na moeda padrão. É nesta conta caixa que você controla a movimentação do seu dinheiro em espécie.

Para adicionar uma nova conta, clique no botão “+” no canto superior direito da tela.

A seguinte tela será exibida:

IMPORTANTE: Cadastre aqui todos os seus tipos de contas. O sistema
já traz vários tipos de contas pré-cadastrados:

• Conta Corrente (conta no banco)
• Cartão de crédito
• CDB
• Conta Garantida
• Empréstimo Concedido
• Empréstimo Tomado
• Fundo Cambial
• Fundo de Ações
• Fundo de Previdência
• Fundo DI
• Fundo de Renda Fixa
• Fundo Multimercado
• Poupança
• Tesouro Direto
• Títulos Privados

Você poderá criar tipos personalizados, tais como:

• Ações
• BDR
• Bitcoin
• Ethereum
• Cartão de Alimentação
• Cartão Refeição
• Conta Investimento
• Depósito Judicial
• FGTS
• Plano de Previdência
  e outros tipos, conforme desejar

Ao cadastrar um novo tipo de conta, você terá a opção de classificar a conta como fundo, investimento ou empréstimo. Essa classificação é importante para organizar e agrupar os saldos de forma adequada nos cartões da tela inicial do sistema.

Na tela inicial do NEXT Finance, os saldos são apresentados em cartões específicos, que são exibidos de acordo com a classificação que você escolheu para cada conta. Por exemplo:

• Fundos: Serão apresentados no cartão Investimentos.
• Investimentos: Também aparecerão no cartão Investimentos.
• Empréstimos: Serão listados no cartão Dívidas.

Essa organização ajuda a visualizar rapidamente o estado financeiro de suas contas, agrupando-as de forma lógica e facilitando a análise e o controle de seus recursos.

Classificação e Cadastro de Contas

Os saldos das contas classificadas como Fundo ou Investimento serão apresentados no cartão Investimentos, enquanto os saldos de contas classificadas como Empréstimo serão exibidos no cartão Dívidas. Já as contas sem classificação serão listadas na seção Contas.

No NEXT Finance, as contas também podem ser classificadas pelo tipo de portfólio. Temos opções pré-cadastradas, como liquidez, risco e previdência, mas você também pode criar novos tipos de portfólio conforme a sua necessidade.

Para cadastrar uma nova conta, siga os seguintes passos:

1. Informe o Tipo de Conta.
2. Crie um Nome único para essa conta.
3. Selecione o Tipo de Portfólio.
4. Informe a moeda da conta.

DICA: Para definir o nome da conta, escolha termos que a tornem facilmente identificável. Por exemplo:

• “Inter CC 12345-6” para uma conta corrente no banco Inter, número 12345-6.
• “10 Mastercard 2027” para uma conta de cartão de crédito Mastercard com vencimento todo dia 10 e número do cartão terminando em 2027.

Os demais dados devem ser informados de acordo com o tipo de conta.

Definição e Personalização do Plano de Contas

A definição de um Plano de Contas adequado é uma das chaves para o sucesso no uso de sistemas de gestão financeira. O plano é construído com base nas naturezas de receita e despesa, organizadas em formato de árvore, o que facilita a análise e compreensão dos dados.

A Paiva Piovesan desenvolveu um plano de contas padrão para pessoas físicas, utilizando a estrutura do IBGE, e para pessoas jurídicas, baseando-se na experiência de mais de 30 anos na área. Contudo, acreditamos que cada caso é único, e por isso, o Plano de Contas pode ser totalmente personalizado para atender à sua realidade!

Explore a sugestão que preparamos para você e faça os ajustes necessários ou, se preferir, crie suas próprias classificações, conforme suas necessidades.

Como Definir o Plano de Contas

Para facilitar o entendimento de como definir o Plano de Contas, imagine a seguinte situação: você deseja separar os gastos realizados em “Bares” dos gastos realizados em “Lanchonetes”. Na sugestão padrão de Plano de Contas para pessoas físicas, essas despesas estão agrupadas sob um único tipo de despesa.

Com a possibilidade de personalizar o plano, você pode criar categorias distintas, garantindo um controle financeiro mais detalhado e preciso para sua realidade.

Para realizar a alteração desejada no Plano de Contas, siga os passos abaixo:

1. Localize o item que você deseja alterar no Plano de Contas.
2. Clique no símbolo de lápis ao lado do item, o que permitirá a edição da descrição. Isso abrirá uma tela de edição onde você poderá modificar a descrição e fazer outras alterações, se necessário.

Após fazer a alteração, clique em Salvar para garantir que a modificação seja registrada corretamente no sistema.

Esse processo facilita a personalização do seu Plano de Contas para que ele se ajuste melhor à sua realidade financeira e às suas necessidades de categorização.

Na tela de edição do Plano de Contas, siga os passos abaixo para alterar e adicionar novas classificações:

1. Altere o Nome de “Bares e Lanchonetes” para “Bares”.
2. Clique em Salvar para confirmar a alteração.

Em seguida, para cadastrar um novo subtipo:

3. Crie uma nova categoria chamada “Alimentação Fora do Domicílio”.
4. Após cadastrar o novo subtipo, clique novamente em Salvar para garantir que a alteração seja registrada corretamente.

Esse processo permite ajustar o Plano de Contas conforme suas necessidades, criando uma estrutura mais detalhada e personalizada para sua gestão financeira.

À frente do tipo em questão, clique na opção + na coluna de ações e, no campo “Nome” da janela de criação de um novo item do Plano de Contas informe “Lanchonetes”. Em seguida, clique em Salvar. Terá:

Estruturação e Personalização do Plano de Contas

Com a personalização do Plano de Contas, será possível criar a nova estrutura com a separação dos gastos, como no exemplo de “Bares” e “Lanchonetes”. Isso permite que você adapte o plano às suas necessidades específicas e faça ajustes conforme necessário.

Revisite o Plano de Contas sugerido e identifique o que é importante para você e para o seu negócio, ajustando as categorias de acordo com suas preferências e a realidade financeira da sua empresa ou vida pessoal.

Decida se Utilizará Centro de Custo para Classificar suas Transações

Além de classificar uma transação pela natureza da receita ou despesa, com base no Plano de Contas, o NEXT Finance também permite que você a classifique por Centro de Custo ou Centro de Resultados. Essa segunda classificação possibilita a alocação de receitas e despesas em diferentes grupos, como projetos, imóveis, unidades, ou categorias de produtos e serviços.

Se você prefere um controle mais simplificado de suas finanças, não há necessidade de utilizar o Centro de Custo. Porém, se precisar apurar resultados individualizados para diferentes áreas ou atividades, essa classificação será essencial. Nesse caso, é recomendável cadastrar seus Centros de Custos logo no início, antes de registrar as transações no sistema.

Exemplos de Uso do Centro de Custo:

• Pessoa Física:
  Uma pessoa que possui três imóveis (sendo um de residência própria e dois para aluguel) pode cadastrar cada imóvel como um Centro de Custo, alocando despesas e receitas específicas para cada um deles. Isso ajuda a controlar as despesas de água, energia e outras, que podem variar entre os imóveis.
• Pessoa Jurídica:
  Para uma empresa com matriz e filial, é crucial apurar resultados de forma individualizada por unidade. Nesse caso, o Centro de Custo é essencial para a análise financeira por unidade de negócio, permitindo um acompanhamento mais detalhado e eficaz.

DICA: Ao decidir utilizar o Centro de Custo, é importante que todas as transações sejam classificadas corretamente. Se optar por não usar essa funcionalidade, basta deixar o campo correspondente em branco ao registrar os lançamentos.

Cadastro de Centros de Custo

Para cadastrar seus Centros de Custo, clique no menu Cadastros e, em seguida, em Centros de Custos.

O cadastro dos Centros de Custo segue a estrutura de árvore, permitindo a criação de níveis e subníveis. Isso facilita a organização e categorização, e a operação pode ser realizada por meio das opções disponíveis na coluna Ações, conforme ilustrado nas imagens abaixo.

IMPORTANTE: A decisão de utilizar Centros de Custos tem impacto direto nos resultados obtidos, pois diversas análises estratégicas são estruturadas com base na combinação de Centros de Custos e Plano de Contas. Portanto, ao tomar essa decisão, tenha em mente que ela afetará a forma como você apura e interpreta as suas finanças.

Programar Transações em Contas a Pagar e a Receber

Agora que você já cadastrou suas contas, definiu o Plano de Contas e optou por usar ou não a classificação por Centros de Custos, é hora de começar a inserir os dados no sistema.

Na gestão de recursos financeiros, é comum que algumas transações se repitam mensalmente, como contas de água, energia ou o recebimento de salários, e outras que acontecem uma vez por ano, como o pagamento do IPVA. Para facilitar o seu controle financeiro e evitar retrabalho, o NEXT Finance oferece a funcionalidade de programar transações recorrentes.

Vamos começar pelo cadastro das despesas recorrentes.

Contas a Pagar

Para cadastrar uma transação no Contas a Pagar, clique no menu Contas e, em seguida, selecione Contas a Pagar. A tela seguinte será exibida para que você possa inserir suas despesas periódicas.

No NEXT Finance, você pode gerenciar Contas a Pagar em diferentes moedas, incluindo a moeda padrão do sistema (como reais, por exemplo), ou outras moedas que sejam relevantes para sua gestão financeira.

Neste exemplo, vamos utilizar o controle de Contas a Pagar na moeda padrão do Brasil. Para isso, clique no último item listado na tela, conforme indicado em cinza na figura acima.

Na tela que será exibida a seguir, clique no ícone de três pontinhos no canto superior direito. Isso abrirá um menu com várias opções de ferramentas. Posicione o mouse sobre as opções e clique no ícone laranja identificado como Despesas Periódicas, conforme mostrado na figura abaixo. Isso permitirá cadastrar as despesas recorrentes, facilitando o controle das transações que se repetem periodicamente.

Assim, a tela de cadastro de Despesas Periódicas será exibida:

O recurso de despesas periódicas no NEXT Finance permite que você cadastre despesas que se repetem de forma mensal ou anual. A periodicidade padrão apresentada é mensal, mas você pode facilmente alterá-la para anual ou outro intervalo, conforme sua necessidade.

Para inserir um novo cadastro de despesa periódica

1. Clique no botão “+” no canto superior direito da tela.
2. Isso abrirá uma nova tela onde você poderá inserir os dados da despesa periódica.

Nessa tela, você terá a opção de definir a periodicidade da despesa, bem como outros detalhes como descrição, valor e classificação no Plano de Contas e Centros de Custos (se aplicável).

Essa funcionalidade facilita o controle e o planejamento das suas finanças, automatizando o registro de despesas recorrentes e evitando o retrabalho.

Ao cadastrar Despesas Periódicas no NEXT Finance, siga os seguintes passos:

1. Informe o dia em que a transação ocorre, ou seja, o dia em que normalmente você efetua o pagamento dessa despesa.
2. Descreva a transação, como o nome do fornecedor, por exemplo, para facilitar a identificação da despesa.
3. Informe o valor médio ou aproximado da conta para o controle financeiro.
4. Classifique a despesa de acordo com o Plano de Contas e, caso tenha optado por usar, também por Centros de Custos.

Após cadastrar todas as suas despesas periódicas, você pode selecionar aquelas que deseja registrar como transação em Contas a Pagar. Para isso:

1. Marque as despesas na primeira coluna da lista exibida.
2. Clique no botão de três pontinhos no canto superior direito da tela.
3. Selecione a opção laranja “Lançar em contas a pagar”.

Isso registrará as despesas recorrentes como transações em Contas a Pagar, agilizando o processo de controle e pagamento das mesmas.

Dica: Para facilitar, você pode marcar todas as despesas mensais cadastradas de uma vez, clicando no campo de seleção do cabeçalho da primeira coluna da tabela. Isso selecionará automaticamente todas as transações na lista, economizando tempo no processo de lançamento.

Na tela seguinte, você terá a opção de provisionar as despesas em Contas a Pagar para o período desejado. Por exemplo, se você começou a operar o sistema em maio, pode escolher provisionar as despesas de junho até dezembro do ano corrente, conforme necessário. Isso ajuda a antecipar e planejar os pagamentos futuros de forma mais organizada.

Ao retornar à tela de Contas a Pagar, você notará que as transações lançadas por Despesas Periódicas estarão destacadas na cor azul. Essa diferenciação visual indica que essas transações são previsões de pagamento, ou seja, são valores que ainda não foram efetivamente pagos, mas que foram programados para serem pagos no futuro.

Essa funcionalidade ajuda a organizar e visualizar as despesas recorrentes de forma clara, permitindo um controle mais eficiente do fluxo de caixa e das obrigações financeiras a vencer.

Quando a cobrança real chegar e a transação deixar de ser uma previsão, você deve editar o lançamento para refletir o pagamento efetivo.

Para fazer isso, siga os passos abaixo:

1. Clique sobre a transação destacada em azul (indicando que é uma previsão).
2. Na tela de detalhes do lançamento, você poderá:
   • Ajustar o valor caso o valor da cobrança real seja diferente do valor da previsão.
   • Retirar a marcação de previsão desmarcando a opção que indica que se trata de uma previsão.

Após realizar essas alterações, clique em Salvar para atualizar a transação, tornando-a uma despesa confirmada e registrada, e não mais uma previsão. Isso garante que os seus registros financeiros estejam sempre atualizados e reflitam a realidade das suas finanças.

Contas a Receber

A operação em Contas a Receber é semelhante à de Contas a Pagar. Para iniciar, clique no menu Contas, depois selecione Contas a Receber. Em seguida, escolha a conta desejada e utilize o recurso Receitas Periódicas para cadastrar suas receitas recorrentes. Depois de registrar as receitas, você poderá fazer o provisionamento em Contas a Receber, escolhendo o período que deseja.

Operar o Sistema: Movimentando as Transações

Após os cadastros e as configurações iniciais, você pode começar a registrar e movimentar as transações no sistema.

Aqui estão alguns exemplos de operações rotineiras que podem ser realizadas no NEXT Finance:

1. Novos Pagamentos e Recebimentos
   Pagamentos e recebimentos que não são periódicos devem ser cadastrados em Contas a Pagar e Contas a Receber.
2. Pagamentos com Cartão de Crédito
   Pagamentos realizados com cartão de crédito devem ser registrados diretamente na conta de cartão, sendo que a data de transação corresponderá ao próximo vencimento da fatura.
3. Transferências de Recursos entre Contas
   Quando você transferir recursos de uma conta para outra, essas transações também devem ser registradas. Isso inclui, por exemplo, a quitação de uma fatura de cartão de crédito.

Registrar Transferências entre Contas

Para registrar transferências entre contas, siga estes passos:

1. Acesse uma das contas correntes cadastradas.
2. Clique no ícone + para adicionar uma nova transação.
3. No campo Classificação – Plano de Contas, selecione o nome da outra conta que será movimentada.

Por exemplo, se você acessar a Conta Corrente do Banco do Brasil e realizar um saque de R$ 100,00 para a Conta Caixa, a conta [Conta Caixa] aparecerá na caixa de seleção do Plano de Contas. Basta selecioná-la e registrar a transferência.

Você pode inserir as transações diretamente em cada uma das contas no sistema, como exemplificado anteriormente. Isso permite que você registre de maneira prática e rápida os lançamentos financeiros.

Dar Baixa em uma Transação

Para dar baixa em uma transação, ou seja, registrar o pagamento ou recebimento de um lançamento previamente inserido, siga estas etapas:

1. Acesse Contas a Pagar ou Contas a Receber.
2. Encontre o lançamento de interesse e selecione-o.
3. Clique no ícone representado por uma seta para baixo (para pagamento) ou seta para cima (para recebimento).
4. Na tela que se abrirá, informe a conta em que o pagamento ou recebimento foi efetuado.
5. Clique em Pagar/Receber para finalizar a operação.

Agilidade nos Lançamentos

Para agilizar o processo de lançamentos, o NEXT Finance também oferece opções diretamente no Menu Transações:

• Lançar Despesa
• Lançar Receita
• Saque
• Pagamento Cartão
• Aplicação
• Resgate
• Outras Transferências
• Lançar Salário

Essas opções facilitam a inserção de transações recorrentes ou específicas de forma eficiente.

Conciliação Bancária e Integração com Bancos

O NEXT Finance é compatível com diversos bancos, o que facilita a conciliação de extratos de contas correntes. Isso torna a inserção e conferência das movimentações bancárias no sistema muito mais prática e sem erros, proporcionando mais confiança e controle sobre suas finanças.

Recursos Avançados

Após dominar os primeiros passos do sistema, você pode explorar os recursos avançados, como as análises estratégicas e relatórios do NEXT Finance. Esses recursos oferecem gestão inteligente de seus recursos financeiros, permitindo que você tome decisões mais assertivas e bem informadas.

Para saber mais sobre essas e outras funcionalidades, você pode acessar o manual completo do sistema ou entrar em contato com nossa equipe de especialistas, que está à disposição para ajudar a otimizar sua experiência no NEXT Finance.