Nota de Débito utilizando o NEXT Finance & Business
Definição
A Nota de Débito é um documento utilizado para registrar um débito ou dívida entre duas partes, geralmente empresas. Serve para ajustar valores de uma transação já realizada, cobrar valores adicionais ou documentar dívidas.
Quando emitir uma Nota de Débito:
- Reembolsos: Para solicitar o reembolso de despesas feitas em nome de um cliente.
Pré-requisitos:
Finance
- Cadastro de Clientes
- Centro de Custo: cadastro da estrutura de Centros de Custo, onde são alocados as despesas a serem reembolsadas
- Plano de Custo: com a indicação das naturezas das despesas
Business
- Cadastro da Empresa emitente das Notas de Débito na seção Configurações > Empresa.
A seguir detalhamos as operações a serem realizadas:
Finance: Associação de Centro de Custo a Clientes
Crie a estrutura de Centros de Custos de tal forma que fique fácil a identificação daqueles que serão associados ao cadastro de clientes.
Caso seja necessário associar diferentes centros de custos ao mesmo cliente, recomendamos utilizar o recurso de subcentros de custos.
Exemplo:
- Centro de Custos
- Clientes
- Imagotipo Ltda
- Imagotipo – Divisão A
- Imagotipo – Divisão B
- Imagotipo Ltda
- Clientes
Ao configurar, selecione o Tipo de Centro de Custo como “Associado ao Cadastro de Pessoas” e escolha o cliente a ser associado.
IMPORTANTE: Se uma empresa tiver mais de um endereço, (Matriz e Filiais) deve ser feita a indicação no Endereço.
Business: Configurações da Nota de Débito
Através do Menu Configurações, sub-menu Documentos, clique no botão “+” para criar o novo documento.
Exemplo de um documento de Nota de Débito:
Nome do Documento: escolha um nome para o mesmo.
Tipo de Documento: escolha “Nota de Débito”
Número Inicial: Número Inicial de emissão da Nota de Débito
Sufixo do Número: Sufixo para número inicial. Texto que será adicionado após o número sequencial do documento. Ex.: “ND”ou “R”
Conta Padrão para Pré-fatura: Conta onde após gerar a Nota de Débito no Finance, será provisoriamente criada a transação de receita.
Informações para impressão na nota de débito: Informações que serão exibidas em todos os documentos deste tipo.
Cadastro do Serviço
- Acesse a seção Cadastros e selecione Serviços.
- Clique no botão “+” para adicionar um novo serviço.
- Preencha as informações do serviço, garantindo que:
- O nome do serviço seja claro e descritivo (exemplo: “Despesas Reembolsáveis”).
- Defina um valor para o serviço.
- Classifique como desejar Plano de Contas e Centro de Custo.
- Para definir o serviço como padrão para Nota de Débito, marque a opção correspondente localizada no final da tela.
- Salve as alterações.
Transações que vão estar sujeitas ao Reembolso via Nota de Débito
O registro das despesas realizadas em nome de um determinado cliente devem ser realizadas normalmente no Finance, lembrando que aquelas que estarão sujeitas ao reembolso devem ganhar em sua classificação o Centro de Custo em nome do Cliente.
A seguir um exemplo de registro de uma transação em Contas a Pagar de uma despesa em cartório onde a mesma ganhou a classificação do plano de contas como “Cartório” e de Centro de Custo “Imagotipo Ltda”
Gerando a Nota de Débito:
A geração da nota de débito é feita no Finance através do menu “Análise e Relatórios” > “Transações”, sendo que você deve usar os filtros disponíveis para selecionar períodos e contas que devem ser consideradas para seleção das transações a serem reembolsadas.
Clique em “Filtrar” para que estas transações sejam exibidas. Após conferir as transações, acesse o menu representado pelos três pontinhos e selecione a opção para “Gerar a Nota de Débito”.
Ao finalizar a geração da Nota de Débito, o sistema irá automaticamente criar um registro do documento em ‘Documentos emitidos’ no Business. Paralelamente, um lançamento será criado como uma Pré-fatura na conta padrão configurada no cadastro do documento.
A seguir a tela no Business com a pré-fatura criada (situação é indicada com uma bolinha cinza)
No Finance, teremos a transação de receita criada na conta que vai armazenar as receitas previstas na pré-fatura.
Ajustes na Pré-fatura
Enquanto pré-fatura, o responsável pela mesma poderá fazer ajustes, remover algum item da mesma e incluir informações adicionais demandadas pelo cliente.
A seguir as seções disponíveis: Dados Gerais e Cliente
Serviço, Complemento da Descrição do Serviço, informações adicionais a serem inseridas para este documento, tais como número de autorizações do cliente, por exemplo.
Forma de pagamento para o cliente, data de vencimento e parcelamento, se houver.
A seguir a classificação do sistema a ser utilizada para o reembolso pelo cliente (Plano de Contas de Receita e Centro de Custo)
Na sequência temos a listagem dos lançamentos (transações) que compõem a Nota de Débito.
Neste ponto o usuário responsável poderá fazer a exclusão de algum lançamento que não deverá ser utilizado nesta nota de débito e o mesmo ficará liberado no Finance para posterior seleção para reembolso.
A geração do PDF da pré-fatura poderá ser feita através do botão “Pré-fatura”:
Acima uma amostra. O documento poderá ser baixado ou impresso de acordo com a sua necessidade.
No Finance as transações que fazem parte desta Pré-faturas são identificadas com o número da mesma. Em nosso exemplo foi indicado a nota de débito número 1.
Na conta de pré-fatura temos o lançamento provisório da transação de receita:
Gerando a Nota de Débito
Uma vez confirmado a operação, a pré-fatura pode ser transformada na Nota de Débito, através dos seguintes passos:
- Opção 1: Dentro do documento, localize e clique no botão “Salvar e gerar”.
- Opção 2:
- Selecione o documento desejado.
- Clique nos três pontos (menu de opções) ao lado do documento selecionado.
- No menu, escolha a opção “Transmitir/Gerar Documento”.
Após gerado o sistema mudará a situação para verde e disponibilizará o anexo na coluna “Anexos”.
Abaixo a impressão do documento:
Ao se transformar em uma Nota de Débito a transação no Finance será transferida da conta de pré-fatura para o Contas a Receber, na data de vencimento registrada no sistema.
